許多大型會(huì)務(wù)活動(dòng)、國(guó)際會(huì)議的耗時(shí)都挺長(zhǎng)的，所以這都會(huì)涉及到一個(gè)酒店住宿問題。大型會(huì)務(wù)策劃中，住宿安排要怎么做呢？

一來，會(huì)務(wù)專員要確認(rèn)會(huì)議住宿的程序

1、與飯店或酒店確認(rèn)預(yù)訂
    住宿安排是相當(dāng)復(fù)雜并耗費(fèi)時(shí)間的工作，人數(shù)的統(tǒng)計(jì)，住宿場(chǎng)地的選擇和安排，如果有特殊情況需要調(diào)配也要及時(shí)處理，預(yù)留空間。還要及時(shí)將住房報(bào)告遞交飯店，確認(rèn)最后的訂房數(shù)，這樣既可保證會(huì)議的住宿需要，又可避免不必要的支出。同時(shí)，主辦方要熟悉飯店、酒店的作業(yè)程序，例如如何處理截止日期以后的住房預(yù)訂。

2、與會(huì)住宿人員的確認(rèn)。
    對(duì)與會(huì)人員進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并確認(rèn)與會(huì)者已經(jīng)收到酒店的住宿表格，提前確認(rèn)與會(huì)者的房間是否安排得當(dāng)，并寄發(fā)確認(rèn)函。會(huì)務(wù)策劃公司的建議是，這件事最好不要由酒店來做，而是自己在收到住宿資料之后親自寄送住宿通知。

3、會(huì)務(wù)娛樂活動(dòng)
    會(huì)議期間還應(yīng)考慮與會(huì)者的娛樂活動(dòng)的需要，會(huì)議地點(diǎn)要盡量安排在娛樂設(shè)施齊全、購(gòu)物方便的地方。

二來要注意一些住宿安排的注意事項(xiàng)

1、選擇會(huì)務(wù)住宿地點(diǎn)的要求
    在選擇住宿的招待所、飯店、賓館、會(huì)議中心之時(shí)，要充分考察其基本設(shè)施是否齊全，安全性如何，價(jià)格是否合理，位置是否交通便利，環(huán)境是否安靜、整潔，然后綜合考慮選擇。如果由與會(huì)者自己支付住宿費(fèi)，就需選擇幾家價(jià)格、條件不等的住宿場(chǎng)地供其選擇。

2、會(huì)務(wù)住宿的房間安排
    如果住宿由主辦方支付費(fèi)用，主辦方可根據(jù)與會(huì)人員職務(wù)、年齡、性別、健康狀況和房間條件綜合考慮，統(tǒng)籌安排。從會(huì)務(wù)策劃公司的經(jīng)驗(yàn)來看，預(yù)定住宿的數(shù)量應(yīng)略有富余為佳，以免遇到特殊情況。

推薦閱讀：高端的商務(wù)活動(dòng)策劃必要的內(nèi)容