如何做好會務(wù)工作-會務(wù)工作要點(diǎn)淺析
知識分享- 標(biāo)題：如何做好會務(wù)工作-會務(wù)工作要點(diǎn)淺析
會務(wù)工作是指會議的組織、保證和服務(wù)工作，是會議活動中的重要組成部分。有序、高效地做好會務(wù)工作，是會議取得預(yù)期效果的重要保證。
會前：把握三個要點(diǎn)
制訂詳細(xì)的計(jì)劃。會前準(zhǔn)備工作涉及調(diào)查研究、安排議題、準(zhǔn)備文件、會議接待、布置會場、會議編組等多項(xiàng)工作，必須制訂詳細(xì)的計(jì)劃。對大型會議或規(guī)格較高的會議，應(yīng)成立秘書組、會務(wù)組、宣傳組、后勤組、安全保衛(wèi)組等工作小組，若有室外活動還應(yīng)成立交通秩序管理組；對小型會議，也要成立秘書組或會務(wù)組。要將每一項(xiàng)任務(wù)、每一個細(xì)小的環(huán)節(jié)、每一項(xiàng)具體工作的責(zé)任明確到人。
根據(jù)分工落實(shí)。秘書組提前確定會議議程，印制好領(lǐng)導(dǎo)講話、會議文件、典型材料等；會務(wù)組應(yīng)提前落實(shí)好日程安排、行程路線、會標(biāo)制作等工作；宣傳組要提前組織好攝影攝像人員和錄音、記錄人員，保證會議期間及時到位；后勤組要提前將參會人員的姓名、職務(wù)、性別、民族掌握準(zhǔn)確，安排好食宿等，還要根據(jù)其他工作組的預(yù)算和意見，及時提供各項(xiàng)后勤保障；安全保衛(wèi)組要根據(jù)會議規(guī)格高低，做好會場及代表駐地的安全保衛(wèi)工作。
會前反復(fù)檢查。會前檢查分為由領(lǐng)導(dǎo)人聽取大會籌備處各組匯報(bào)和現(xiàn)場檢查兩種方式，其中，現(xiàn)場檢查是主要形式。會前檢查的重點(diǎn)是會議文件材料的準(zhǔn)備、會場布置以及安全保衛(wèi)工作等。大中型會議的會前檢查還包括警衛(wèi)部署，票證檢驗(yàn)人員的定崗定位，交通指揮及主席臺服務(wù)人員的就位，會議播放唱片的檢查等。
會中：搞好三項(xiàng)服務(wù)
會中是從會議簽到至?xí)h結(jié)束時的這一段時間，從地點(diǎn)上可分為場前服務(wù)、場內(nèi)服務(wù)、場外服務(wù)三個部分，各環(huán)節(jié)之間要統(tǒng)一協(xié)調(diào)，并樹立保密意識，防止泄露機(jī)密。
場前服務(wù)。主要包括簽到和材料分發(fā)、引導(dǎo)入座等工作。對規(guī)模較大、時間較長的會議，要制訂場前服務(wù)活動方案，明確工作人員，包括簽到負(fù)責(zé)人、材料分發(fā)負(fù)責(zé)人、引導(dǎo)入座負(fù)責(zé)人等；對小型會議、時間較短的會議和大型會議中的每次分會，也要簽到，以便統(tǒng)計(jì)人數(shù)，掌握情況。簽到一般采取在簽到薄上簽名，發(fā)放入場證、簽到卡，在名單上圈到等形式，并同時分發(fā)會議文件和材料。大中型會議，專門成立文件分發(fā)處。分發(fā)文件要注意編號、登記、按組分發(fā)，須會后收回的文件，要注明“會后收回”字樣和收文人姓名、收文時間。對于屬于國家機(jī)密的文件材料，更應(yīng)嚴(yán)格登記，及時收回，以免泄密。參會人員進(jìn)場時，一般由工作人員引導(dǎo)入座，特別要注意引導(dǎo)主席臺就座人員入座。
場內(nèi)服務(wù)。主要包括會議記錄、錄音、攝影攝像以及其他會場服務(wù)。對大中型會議或重要會議，需拍攝照片、錄音、錄像，以便留存。同時，在主席臺下設(shè)立“值班席”，以便處理臨時事項(xiàng)，聯(lián)系內(nèi)外、傳遞信息。會議工作人員要謹(jǐn)慎行事，不要干擾會議的正常進(jìn)行。會議進(jìn)行中，如發(fā)生臨時變動情況，要及時向領(lǐng)導(dǎo)請示，并根據(jù)指示采取應(yīng)急措施，妥善處理。
場外服務(wù)。主要包括場外安全保衛(wèi)，預(yù)防突發(fā)性事件發(fā)生，維護(hù)會場秩序；落實(shí)與會人員的食宿安排，根據(jù)實(shí)際情況作出臨時性調(diào)整；設(shè)立醫(yī)療室，搞好醫(yī)療服務(wù)；備好車輛，方便與會人員外出等。
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